Slovo „událost“ přišlo do ruštiny z angličtiny, ale za módním a moderním pojmem se skrývá pojem, který zná každý. Znamená to nějakou událost nebo svátek. V poslední době se tento termín používá pro propagační akce, ale to neznamená, že akce má vždy za cíl něco propagovat.

Typy událostí
Jak uspořádat akci
Shrnout

V tomto článku jste přišli na to, co je to akce, jaké typy akcí existují a které z nich jsou dnes aktuální, a také jste popsali bod po bodu, jak si akci sami uspořádat.

Typy událostí

Existují různé typy událostí v závislosti na účelu události. Dokonce lze uspořádat na počest otevření butiku, kosmetického salonu, květinářství, pekárny nebo jakéhokoli jiného projektu.

Akci lze uskutečnit i ve formátu výstavy, veletrhu, prezentace, webináře a workshopu, VIP snídaně/obědu/večeře. I předávání cen a line-up ve školách je v podstatě událost.

V moderním světě nabývají na významu i online akce, které mají svá specifika, klady i zápory.

Jak uspořádat akci

Pořádání jakékoliv akce je velmi zodpovědná záležitost, kde je důležité neztratit ze zřetele nejen hlavní body, ale i mnohé detaily. Níže jsme zdůraznili 5 hlavních bodů, které vám pomohou v tomto obtížném, ale zajímavém úkolu:

  • Účel. Celá akce je postavena kolem cíle akce, takže tam musíte začít. První otázka, kterou byste si měli položit, je „jaký je účel naší akce? Jakmile si jasně definujete cíl, bude pro vás snazší zvolit vhodný formát, koncept, místo a čas konání atd.
  • Plán. Nyní, když přesně znáte cíl, nebude pro vás těžké vymyslet koncept akce, sestavit tým a další potřebné informace. Ve stejné fázi vytvořte seznam úkolů. Nebojte se je delegovat a také si pro každý úkol stanovte termín. Existují speciální programy, kde můžete aktualizovat informace v reálném čase, například tabulky Google.

Promyslete si předem plán pro případ vyšší moci a den před akcí shromážděte tým na místě akce a proveďte úplnou kontrolu.

  • Rozpočet. Sepište si podrobně, za co budete muset utratit. Vždy je lepší počítat s malou rezervou. To pomůže vyhnout se nepříjemným situacím.
  • Čip. Přemýšlejte o tom, jaký detail můžete přidat k události, aby byla zvláštní a nezapomenutelná?
  • Odraz. Pořádání akce je jen polovina úspěchu. Dále shromážděte zpětnou vazbu od hostů a svého týmu (k tomu můžete předem vytvořit anonymní dotazníky, takže odpověď bude objektivnější), odpovězte na otázku „dosáhl jsem původního cíle?“ a také přemýšlejte a zapisujte úspěšné a neúspěšné momenty. Jak příště minimalizujete chyby?

Můžete se také vzdělávat na event manažera a pořádat pro sebe nebo profesionálně akce různých velikostí.

V online škole Skillbox můžete absolvovat školicí kurz a stát se manažerem událostí od nuly.

ČTĚTE VÍCE
Co znamená Polyanthus rose?

Školení bude trvat 5 měsíců. Je určen začátečníkům a event manažerům s malými zkušenostmi.

Díky znalostem získaným v kurzu budete schopni:

  • Podílet se na pořádání různých akcí vč. v online formátu.
  • Spočítejte si rozpočet a připravte odhady.
  • Komunikujte se zákazníkem akce a nenechte si ujít všechny důležité detaily.
  • Pracujte s velkým týmem a převezměte vedoucí roli.

Jako závěrečný projekt uspořádáte akci, kam pozvete cca 50 lidí, kde uplatníte maximum nabytých znalostí.

Po obhájení posledního úkolu dostanete

Jako příjemný bonus poskytuje Skillbox všem studentům bezplatné školení angličtiny na jejich platformě po dobu jednoho roku.

Pokud si chcete materiál prohlédnout, můžete tak učinit kdykoli, i po absolvování školení.

Náklady na školení jsou 2940 rublů/měsíc. při platbě na splátky na 12 měsíců. Pokud se rozhodnete kurz uhradit jednou platbou, škola vám poskytne další slevu.

FAQ

Kde se mohou hodit organizační dovednosti?

Tato dovednost je velmi univerzální a může se hodit úplně komukoli, od studenta školy až po například vedoucího marketingového oddělení. Akce se konají pravidelně na všech úrovních a v různých měřítcích, takže jsme si jisti, že ještě před přečtením tohoto článku jste se buď již pokoušeli něco zorganizovat, nebo jste se jednoduše účastnili různých akcí.

Je možné pořádat akce na profesionální úrovni?

Ano, samozřejmě, ve zvlášť důležitých případech se organizace obracejí na profesionální event manažery, kteří organizují akce tzv. od nuly a berou v úvahu všechna přání společnosti.

Je možné stát se event managerem od nuly?

Ano, můžete se zkusit naučit stát se organizátorem akcí buď sami pomocí volně dostupných článků, knih a videonávodů, nebo absolvovat placené kurzy, kde vás zaškolí tým odborníků.

Je možné naučit se organizovat akce sami?

Ano, náš článek vám s tím může pomoci.

Jaké osobní vlastnosti by měl mít event management?

Event manager, i když není profesionál, musí být společenský a komunikativní, flexibilní, odolný vůči stresu, kreativní, ale zároveň musí být extrémně organizovaný, zodpovědný a mít vůdčí schopnosti.

Shrnout

  • V moderním světě existuje velké množství typů akcí, včetně těch online. Všechny mají svá specifika, která je důležité vzít v úvahu.
  • Stanovení cílů hraje klíčovou roli při organizaci akce. Od toho se bude odvíjet další plánování akce.
  • Event management není jen koníček, ale celá profesní oblast. Můžete tedy nejen organizovat amatérské akce na přání svých nadřízených, ale stát se v této věci skutečným profesionálem.
ČTĚTE VÍCE
Jaké rostliny nejsou povoleny u koček?

Doručujeme 2 miliardy dopisů měsíčně od ruských a běloruských společností z různých oblastí podnikání.

Opatrně a rychle.

událost je veřejná akce, která je organizována za účelem propagace značky, jejích produktů a služeb.

Sociální síť VKontakte vymyslela a zorganizovala velký hudební festival VK Fest. Každoročně se akce účastní statisíce lidí.
Zdroj

Proč jsou akce potřebné?

Eventy jsou považovány za nástroj event marketingu. Jsou organizovány k řešení různých obchodních problémů:

  • přitáhnout pozornost publika ke značce a jejím produktům, rozšířit zákaznickou základnu;
  • vytvářet loajalitu k firmě, posilovat vztahy se zákazníky;
  • zvýšit povědomí, zlepšit image značky;
  • prezentovat nové produkty; poskytnout příležitost k osobnímu seznámení s produktem;
  • stimulovat publikum k nákupům;
  • zvýšit tržby a zisky;
  • navazovat obchodní kontakty;
  • vytvořit zpravodajský kanál a přitáhnout pozornost médií;
  • rozvíjet firemní kulturu.

Průzkum EventTrack ukazuje, že akce odvádějí skvělou práci při dosahování jednoho z hlavních cílů každého podnikání: prodeje. Po akci je 85 % účastníků připraveno nakoupit značkové produkty.

Typy událostí

Události jsou klasifikovány podle různých kritérií.

Podle účelu a publika

Obchodní akce. Pro klienty a partnery jsou pořádány akce, na kterých jsou informováni o nejnovějších zprávách společnosti: úspěších, uvedení nových produktů, změnách ve výrobě, technologických inovacích. Akce vám umožní ukázat výhody produktů, zlepšit pověst značky v očích partnerů a zákazníků a vyměnit si zkušenosti.

Obchodní akce se konají ve formátu konferencí, seminářů, prezentací, fór a summitů.

V září 2022 Apple představil nové gadgety

Firemní akce. Jsou pořádány pro zaměstnance společnosti. Akce pomáhají sjednotit tým, zvýšit autoritu managementu, předávat firemní hodnoty zaměstnancům, motivovat je k práci a zlepšovat efektivitu práce.

Mezi akce tohoto typu patří teambuildingy, firemní akce, společná rekreace, pikniky, mistrovské kurzy a školení. Někdy zahrnují pozvané partnery, veřejné osobnosti a firemní klienty.

Speciální akce. Hromadné akce pro široké publikum, hlavně pro klienty. Obvykle jsou takové akce zábavné povahy: jsou to různé koncerty, festivaly, sportovní soutěže, losování, loterie. Patří sem také propagační zájezdy a charitativní akce.

Společnost působí jako organizátor nebo sponzor takových akcí. Často jsou na ně zvána média, zástupci showbyznysu a veřejně známé osobnosti. Události přitahují pozornost ke značce a zvyšují loajalitu k ní, jsou široce pokryty tiskem a vyvolávají pozitivní reakce masového publika. To vše má dobrý vliv na obchod a prodej.

Coca-Cola se stala oficiálním sponzorem mistrovství světa ve fotbale 2018 v Rusku. Značka vytvořila speciální fanzóny pro fanoušky a zorganizovala rozsáhlou kampaň na podporu sportovní události

Podle formátu

Otevírací. Slavnostní akce věnovaná zahájení nového projektu. Například otevření obchodu, kosmetického salonu nebo restaurace.

ČTĚTE VÍCE
Jak na své stránky přilákat čmeláky?

V roce 2014 se v moskevském GUM otevřel butik Gucci. Akce se zúčastnila kreativní ředitelka značky Frida Giannini, výkonný ředitel Patrizio di Marco a šéf Bosco di Ciliegi Michail Kusnirovich

Výstava. Akci pořádá jedna nebo více společností najednou. Druhá možnost je běžnější a taková výstava je považována za průmyslovou výstavu. Představuje oznámené produkty nebo ukazuje již vydané a hovoří o jejich vlastnostech a výhodách. Akce je určena pro partnery a klienty společnosti a trvá několik dní až šest měsíců. Na některých výstavách je účastníkům nabídnuto okamžité zakoupení propagovaného produktu.

Touroperátoři představili své produkty na cestovní výstavě MITT-2022 v Moskvě

Veletrh. Firmy nabízejí své produkty k prodeji a spotřebitelé je kupují. Výrobci různých produktů se účastní všeobecných veletrhů a na tematických akcích jsou prezentovány produkty stejné kategorie (mléčné výrobky, med, ovoce, umění a řemesla).

Na Rudém náměstí se každoročně koná novoroční veletrh GUM.

Samostatným typem akce je veletrh práce. Na něm firmy informují uchazeče o otevřených personálních pozicích. Akce pomáhá firmám najít zaměstnance a obsadit aktuální volná místa.

Veletrh pracovních příležitostí na Jihoruské státní polytechnické univerzitě (NPI)

Prezentace. Společnost seznámí účastníky s novým produktem nebo produktovou řadou a podrobně popíše jeho vlastnosti a výhody. Akce je pořádána pro partnery a potenciální klienty, jejím hlavním cílem je poskytnout komplexní informace o novém produktu a zaujmout publikum. Akce spojuje odborníky z oboru a produktové vývojáře.

Pro názornost je produkt zobrazen na fotografiích a videích a předveden živě. Na rozdíl od výstavy netrvá prezentace dlouho: obvykle trvá několik hodin.

V srpnu 2022 byla na prezentaci Samsung Galaxy Unpacked představena nová zařízení značky

Dovolená. Toto je jasná a velkolepá zábavní událost jakéhokoli tématu a rozsahu. Akce se konají na počest kalendářních nebo profesních svátků (Nový rok, 8. března, Den právníků nebo stavitelů), významných firemních dat (narozeniny společnosti, výročí manažera) a dalších zvláštních příležitostí. Pro zájem účastníků organizují organizátoři zábavné programy s fotozónami, tombolou, dárky, bonusy a prodejem.

Na počest vánočních svátků vytvořili cukráři v hotelu JW Marriott LA Live v Los Angeles perníkový bar z téměř 600 kg těsta a cukru, kde si hosté mohli objednat různé nápoje.

Setkání s tiskem. Jedná se o akce za účasti novinářů: briefingy, tiskové konference, kulaté stoly. Hlavním cílem akce je zprostředkovat potřebné informace médiím.

V lednu 2022 se v Novorossijsku konala tisková konference u příležitosti otevření dealerského centra Mazda

Seminář/školení/master class. Akce vzdělávacího charakteru, kdy odborníci učí účastníky určité disciplíně, sdílejí zkušenosti a užitečné poznatky.

ČTĚTE VÍCE
Je možné dát psovi chleba?

re:Store Academy uspořádala přednášku na téma „Jak dělat filmy na iPhone“

Festival/koncert Zábavná akce za účasti umělců.

Tinkoff Bank je generálním partnerem petrohradského hudebního festivalu Stereoleto

Konference. Obchodní akce s řečníky, vzdělávací semináře a setkání účastníků.

Na podnikatelské konferenci CIPR-2022 účastníci diskutovali o rozvoji digitálních technologií, jejich propojení s ekonomikou a sociální sférou

Budování týmu. Události pomáhají sblížit tým, zlepšit vztahy mezi zaměstnanci a zvýšit efektivitu týmové práce. Takové události se často konají ve formátu hry.

Vrcholoví manažeři Azbuka Vkusa se zúčastnili na místě teambuildingu v Chorvatsku

Obřad, oslava, charitativní akce. To zahrnuje fundraisingové akce, předávání cen, slavnostní předávání cen a další podobné akce.

V roce 2020 byl Ivan Urgant hostitelem ceny „Osobnost roku“ podle časopisu GQ

Virtuální akce. Jedná se o jakoukoli událost, která se koná online. Vhodné pro firmy, které nemají možnost pořádat „živou“ akci, shromažďovat účastníky v jednom městě nebo platit velké peníze za pronájem prostor. Podobné akce se staly obzvláště populární během pandemie koronaviru.

Streamovací služba Okko uspořádala online koncert skupiny „Splin“

VIP akce. Zahrnuje klíčové osoby, které jsou se značkou spojeny: hlavní akcionáři, sponzoři, čestní klienti, ambasadoři. Akce umožňuje zachovat loajalitu lidí důležitých pro společnost.

Podle typu interakce s publikem

Formální. Konference, obchodní školení, fóra.

Neformální. Prázdniny, večírky, pikniky.

Podle počtu účastníků

Masivní. Festivaly, koncerty, výstavy.

Skupina. Tiskové konference, semináře, prezentace.

Úzká skupina. Kulaté stoly, firemní akce malých firem.

Podle podmínek účasti

Otevřete Akce se vstupem zdarma.

Zavřeno. Vstup je pouze na pozvání.

Jak uspořádat akci

Organizace jakékoli akce vyžaduje zodpovědnou práci krok za krokem. Pojďme vymyslet, jak akci připravit a uspořádat.

  1. Stanovte si cíle. Rozhodněte se, proč akci pořádáte: chcete mluvit o novém produktu, přilákat nové zákazníky, zlepšit svou image a zvýšit prodeje, sdílet znalosti a podporovat odborné znalosti, shromáždit nebo vyškolit zaměstnance, dostat se do médií.
  2. Nastavte rozpočet. Zamyslete se nad tím, kolik jste ochotni za akci utratit. Tato částka určuje vaše možnosti: výběr místa, náklady na vybavení a personál, reklama a další výdaje. Navíc rozpočet pro nepředvídané situace.
  3. Vyberte formát. Záleží na úkolech, výklenku společnosti a přiděleném rozpočtu. Prezentace je vhodná pro představení nového produktu, rockový koncert je vhodný pro PR a neformální firemní akce pomůže stmelit zaměstnance.
  4. Udělejte si plán a odhadněte. Promyslete koncept a program akce s ohledem na vaše cíle a rozpočet. Shromážděte v jednom dokumentu všechny informace o přípravě a konání akce: datum, čas, místo, cílové publikum, pozvané celebrity, logistiku, propagaci. Zvažte všechny maličkosti: od reklamy po návrh pozvánky, dodání vybavení, catering, suvenýry. Každá položka musí být uvedena v odhadu. Kromě toho si určete, jak budete měřit efektivitu akce a jaké metriky budete potřebovat.
  5. Rozdělte úkoly. Rozhodněte, za co je každý člen týmu zodpovědný, a stanovte průběžné termíny. Vyberte si dodavatele: fotografa, moderátora, hudebníky, návrháře plakátů. Postarejte se o školení personálu, který vítá hosty a pomáhá s organizací.
  6. Oznamte událost. Způsoby oznámení závisí na rozsahu a formátu události. Pokud pořádáte malou firemní akci, postačí upozornit zaměstnance emailem nebo messengerem. Pokud plánujete velký koncert s neomezeným počtem návštěvníků, využijte různé kanály: plakáty v ulicích, distribuce letáků a letáků, oznámení na sociálních sítích a na firemním webu, cílená reklama, novinky v médiích, emailové newslettery. Upozorněte publikum v několika fázích, zahřejte ho. Blíže ke stanovenému termínu akci opět připomeňte zájemcům. Je to pohodlné a rychlé pomocí automatických e-mailových kampaní.
  7. Proveďte závěrečnou kontrolu. Den před akcí zkontrolujte všechny organizační aspekty. Ujistěte se, že místo, vybavení a personál jsou připraveny.
  8. Spusťte událost. Během akce sledujte a koordinujte proces. V případě potřeby proveďte úpravy původního plánu. Nezapomeňte zaznamenat, co se děje na fotografiích a videích, a spustit živé vysílání. Tento obsah pak můžete použít na svém webu, sociálních sítích a zprávách o událostech.
  9. Sbírejte zpětnou vazbu od účastníků. Zjistěte, co si hosté o události myslí: požádejte je, aby zanechali recenzi nebo vyplnili dotazník. Tímto způsobem pochopíte, jak úspěšná byla akce a zda nedošlo k chybám. Tím se zlepší organizace akcí do budoucna.
  10. Vytvořte druhou informační vlnu. Řekněte nám o akci na sociálních sítích a na firemním webu, připravte post-releases pro média.
ČTĚTE VÍCE
Jaká je rozteč desky pro ondulin?

Hodnocení účinnosti

Efektivita akce se posuzuje podle následujících parametrů:

Registrace a účast. Počet přihlášených účastníků je důležitý jak sám o sobě, tak v porovnání s počtem hostů, kteří na akci skutečně přišli.

Poměr nákladů a výnosů. Pokud bylo účelem akce generovat příjem, porovnejte konečný výsledek s vynaloženými prostředky. Tímto způsobem zjistíte, kolik se vaše investice vyplatila.

Spokojenost hostů. Získejte zpětnou vazbu od návštěvníků a zjistěte, jak jsou s akcí spokojeni. Zjistěte, co se jim líbilo a co ne.

Zmínky na internetu. Mluvíme o sociálních sítích a médiích. Zvažte nejen počet zmínek, ale také jejich povahu.

Atrakce vede. Spočítejte, kolik potenciálních klientů se vám díky akci podařilo přilákat, a poté spočítejte konverzi. Určete, kolik z nich dokončilo cílovou akci: zanechalo požadavek, zakoupilo produkt, přihlásilo se ke konzultaci.